Письменные формы делового общения

Ученые из менеджмента всегда подчеркивали, что менеджеры общаются и получают информацию в основном благодаря устным формам общения. Они отмечали, что менеджмент является вербальным миром, жители которого получают инструкции, помощь и убеждения скорее благодаря личным контактам, чем написанным на бумаге словам. Однако и письменные формы играют немалую роль в общении менеджера. К ним можно отнести деловые письма, доклады, записки, визитки и проч.

Деловая переписка отнимает у менеджера достаточно времени. Для каждого полученного и написанного письма следует относиться с большой серьезностью, потому что от переписки могут зависеть репутация организации и самого менеджера, а также бизнес в целом.

С появлением и стремительным распространением современных технологий люди разучились писать так, как раньше. Поэтому в отдельных высших учебных заведениях, в частности во французской Сорбонне, ныне будущих специалистов учат профессионально писать письма.

Для деловых писем используют бланки организации, где уже есть ее реквизиты.  Письмо, которое пишется на бланке, должно иметь соответствующий официальный стиль. Правила написания деловых писем изложены в учебниках. Есть и соответствующие этические правила деловой переписки. В деловых письмах следует еще осторожнее относиться к другому человеку, ибо через непродуманное слово, которое останется на бумаге и читаться много раз, можно испортить отношения надолго. Поэтому при письменной передаче мыслей адресату необходимо четко определиться с содержанием письма, прежде чем его отправить.

Есть три вида писем, менеджеру всегда следует писать от руки: письма с выражением сочувствия, благодарности, приглашения и ответы на них. Другие деловые письма составляют в печатном виде.

В деловом мире определенную роль играют рекомендательные письма. Они могут быть свидетельством полномочий тех лиц, участвующих в переговорах, а также включать в себя информацию, которую передает один человек другому поводу третьего лица. На основании такой информации может приниматься решение, например, о принятии на работу или предоставления кредита. Согласно правилам о написании рекомендательного письма, оно должно состоять из следующих разделов:

• введения, в котором автор представляется адресату и кратко описывает условия, при которых он познакомился с лицом, которому он пишет письмо;

• характеристики, в которой приводится информация об образовании, уровень подготовки и опыт лица, рекомендуется, черты его характера и способности, которые могут пригодиться адресату;

• просьба к адресату ознакомиться с соответствующими документами лица и назначить ему встречу;

• заключительной части, где выражается благодарность за внимание к высказанной рекомендации.

Сейчас трудно представить себе делового человека, который бы не имел визитной карточки. Такая карта не только представляет своего обладателя, но и может еще передать много дополнительной информации. Визитная карточка - это документ, который, во-первых, имеет определенный стандарт и, во-вторых, содержит достоверную и достаточную информацию о ее владельце. Известный журналист В. Цветов, много лет работал в Японии, рассказывает, что японец, например, почти отчаивается, если у человека, который к нему обращается, нет визитной карточки. Как правило, такую карточку изготавливают из белого тонкого матового картона (размер 5x9 см), на котором типографским способом четко указаны фамилия, имя и другую информацию (название организации, должность, адрес, телефоны, номер электронной почты и т.п.), которую менеджер хочет о себе сообщить. Шрифт должен быть таким, чтобы хорошо читался, информация подается сжато, но понятно; карточка должна иметь стандартный размер. Визитная карточка не только содержит те сведения, которые хотели бы о себе представить, но и способствует сохранению у другого человека того имиджа, который нам хочется создать.

Деловая визитная карточка, конечно, печатается на государственном языке той страны, которую представляет ее владелец. Для деловых отношений с иностранными партнерами, можно с другой стороны визитки продублировать текст на их языке, что облегчит знакомство и установление деловых отношений. Однако лучше иметь для этого односторонние визитки, сделанные языком своих иностранных партнеров.

Визитная карточка подается повернутой текстом к собеседнику, благодаря чему он сразу сможет ее прочитать.

С появлением Интернета появились и присущие ему формы делового общения. Конечно, для менеджера существенной формой делового общения является e-mail - электронная почта. Правила общения здесь во многом сходны с правилами, установленными для написания деловых писем в классическом варианте. Однако есть и определенные различия, обусловленные особенностями виртуального общения. Конечно, при написании писем для электронной почты следует придерживаться определенного стиля и лаконичной формы сообщений, всегда быть вежливым, не допускать грамматических, орфографических и других ошибок. Надо помнить о том, что доступ к почтовому ящику могут иметь и другие лица, поэтому не следует в таких письмах давать конфиденциальную информацию. Не следует также передавать кому-то название своего почтового ящика и пароль.

Из изложенного выше видно, что менеджеру для успешного решения деловых проблем нужно знать особенности той или иной формы общения и сознательно подбирать ее  методы обсуждения по конкретным ситуациям, а также тщательно готовиться по содержанию и не игнорировать определенные этапы общения.

---

• 15/12/2014 10:30 - Школьник заработал на бирже 72 млн. долларов.
• 15/12/2014 10:22 - Кто больше спит, тот лучше работает.
• 16/01/2014 14:01 - Выбор будущей профессии учитель.

• 04/04/2012 14:26 - Что лучше, работа в сети или работа по специальности?
• 18/02/2012 01:01 - Рынок недвижимости: перспективное трудоустройство
• 17/02/2012 17:01 - Как устроиться на работу торговым представителем не имея опыта?

• 21/01/2012 17:01 - Признаки того, что вы должны отказаться от работы
• 26/12/2011 00:00 - Вас уволили? Не спешите расстраиваться.
• 26/12/2011 00:00 - Кто он, идеальный руководитель. Опрос общественного мнения.

---